EventFlow · Rechtstexte der Plattform

Datenschutzerklärung

Fassung: 2026-10-04

Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten beim Besuch von EventFlow, beim Ticketkauf, bei der Zahlung, beim E-Mail-Versand und am Einlass verarbeitet werden, auf welcher Grundlage das geschieht, wie lange die Daten gespeichert werden und welche Rechte Sie haben.

1. Verantwortliche

Plattform. Verantwortlich für den Betrieb von EventFlow – Bereitstellung der Website, Sicherheit, Protokolle, Administrationskonten und den Plattform-Newsletter – ist:

OneMillion Digital UG (haftungsbeschränkt)
Scheuringskamp 10A
38518 Gifhorn
Deutschland
Geschäftsführer: Alexander Greb
E-Mail: [email protected]

Veranstalter. Für die Daten, die Sie beim Kauf eines Tickets angeben, sowie für Ticket-, Zahlungs- und Einlassdaten ist der jeweilige Veranstalter eigener Verantwortlicher. Er ist Ihr Vertragspartner und wird auf der Veranstaltungsseite und in Ihrer Bestellung mit Name und Kontaktadresse genannt. OneMillion Digital verarbeitet diese Daten in seinem Auftrag als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) und stellt ihm die Bestellstrecke, die Ticketausstellung, den E-Mail-Versand und die Einlasskontrolle bereit.

Die OneMillion Digital UG beschäftigt weniger als 20 Personen, die ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten befasst sind; eine Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten nach § 38 BDSG besteht daher nicht.

2. Aufruf der Website und Server-Protokolle

Beim Aufruf von EventFlow verarbeiten wir unvermeidbar Verbindungsdaten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, Browser- und Betriebssysteminformationen sowie technische Statusangaben. Die Daten dienen der sicheren und stabilen Bereitstellung, der Fehleranalyse und der Abwehr von Missbrauch, etwa durch Begrenzung der Anfragen je Adresse beim Anmelden und Bestellen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Server-Protokolle werden rotierend geführt und automatisch überschrieben, sobald sie eine Größe von 100 MB je Dienst erreichen; das entspricht im normalen Betrieb einem Zeitraum von mehreren Wochen.

EventFlow wird auf einem Server der Hetzner Online GmbH (Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland) in einem Rechenzentrum in Deutschland betrieben; Hetzner ist Auftragsverarbeiter. Der Server ist nicht direkt aus dem Internet erreichbar; der gesamte Zugriff läuft ausschließlich über das gesicherte Tunnel-Netzwerk der Cloudflare, Inc. (siehe folgender Absatz).

Die Website wird über das Netzwerk der Cloudflare, Inc. (101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA) ausgeliefert. Cloudflare beendet die verschlüsselte Verbindung, leitet Ihre Anfragen über einen gesicherten Tunnel an unseren Server weiter und schützt die Plattform vor Angriffen. Dabei verarbeitet Cloudflare Ihre IP-Adresse und die Verbindungsdaten Ihrer Anfrage; wir erhalten Ihre IP-Adresse von Cloudflare weitergereicht und nutzen sie für die genannte Missbrauchsabwehr. Cloudflare ist Auftragsverarbeiter. Da Cloudflare Daten auch in den USA verarbeiten kann, stützt sich die Übermittlung auf die Zertifizierung von Cloudflare unter dem EU-US Data Privacy Framework sowie ergänzend auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 45, 46 DSGVO).

3. Ticketkauf und Bestellung

Beim Kauf verarbeiten wir im Auftrag des Veranstalters: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, Firma bzw. Gruppenname und einen freiwilligen Hinweis, außerdem die gewählten Tickets, den Preis, die Zahlungsart, den Bestellstatus, einen Tischwunsch und – falls Sie ihn nutzen – den Gruppencode zum Zusammensitzen. Bitte tragen Sie in das Hinweisfeld keine Gesundheitsdaten oder andere besonders sensiblen Angaben ein; es ist für organisatorische Wünsche gedacht.

Zweck ist die Durchführung des Kaufvertrags: Reservierung, Zahlungsabwicklung, Ausstellung und Zustellung der Tickets, Sitzplatzplanung und Einlass. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Name und E-Mail-Adresse sind für den Vertrag erforderlich; ohne sie kann keine Bestellung angelegt werden.

Der Veranstalter sieht Ihre Bestell- und Ticketdaten in seinem Verwaltungsbereich und erhält eine Kopie Ihrer Bestellbestätigung (ohne QR-Code und ohne Ticket-PDF) an seine eigene Kontaktadresse als Bestellarchiv.

Freikarten. Vergibt der Veranstalter Freikarten – etwa an Sponsoren oder Ehrengäste –, verarbeiten wir die Kontaktdaten der empfangenden Person (Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse) wie bei einer Bestellung. Vorab vergebene Freikarten müssen bis drei Tage vor der Veranstaltung über einen persönlichen Link zugesagt werden. Dabei wird für jede Karte der Name der Person eingetragen, die die Veranstaltung besucht; dieser Name steht auf dem Ticket, in der Gästeliste des Veranstalters und am Einlass. Gibt die empfangende Person eine Karte direkt an einen Gast weiter, übermittelt sie dafür dessen E-Mail-Adresse; der Gast nimmt die Karte anschließend selbst mit seinem Namen an (Ticketübergabe). Karten, die nicht zugesagt werden, kann der Veranstalter wieder freigeben; der Platz geht dann in den Verkauf. Wir speichern zu jeder Freikarte nur ihren Zusagestatus (offen, zugesagt, nicht genutzt, freigegeben) mit Zeitpunkt, keine weiteren Angaben über den Gast. Rechtsgrundlage ist die Durchführung der Vereinbarung mit der empfangenden Person (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie das berechtigte Interesse des Veranstalters an einer verlässlichen Platz- und Einlassplanung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wer Namen anderer Personen einträgt, informiert diese bitte über diese Hinweise.

Ihre Bestellung enthält eine unveränderliche Kopie der Rechtstexte, die Sie beim Kauf bestätigt haben (Verkäufer, Fassung, Zeitpunkt der Bestätigung). Sie dient beiden Seiten als Nachweis des Vertragsinhalts.

4. Zahlung

Kartenzahlung über Stripe. Wählen Sie Kartenzahlung, werden Sie zu einer Zahlungsseite von Stripe weitergeleitet. Ihre Kartendaten geben Sie ausschließlich dort ein; EventFlow speichert keine Karten- oder Kontodaten. Stripe übermittelt uns eine Zahlungsreferenz, Betrag, Währung und den Zahlungsstatus; wir übermitteln Stripe die Bestellnummer, den Betrag und Ihre E-Mail-Adresse für die Zahlungsseite. Anbieter ist Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland; die Muttergesellschaft Stripe, Inc. hat ihren Sitz in den USA. Für die Zahlungsabwicklung ist Stripe teils eigener Verantwortlicher (Betrugsprävention, gesetzliche Pflichten), teils Auftragsverarbeiter des Veranstalters. Übermittlungen in die USA stützen sich auf das EU-US Data Privacy Framework und die Standardvertragsklauseln. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Überweisung. Wählen Sie Überweisung, bestätigen Sie zuerst Ihre E-Mail-Adresse über einen Link (Abschnitt 5). Danach erhalten Sie die Bankverbindung des Veranstalters und einen Verwendungszweck. Ihre eigene Bankverbindung sehen und speichern wir nicht; der Veranstalter prüft den Zahlungseingang auf seinem Konto und bestätigt ihn in EventFlow. Höhere Beträge werden nach dem Vier-Augen-Prinzip von einer zweiten Person des Veranstalters freigegeben.

PayPal wird nur angeboten, wenn der Veranstalter es freigeschaltet hat; dann gelten die Datenschutzhinweise von PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., Luxemburg, für den Zahlungsvorgang.

5. E-Mails, die wir Ihnen senden

• Bestätigung der E-Mail-Adresse bei Überweisung: ein Link, mit dem Sie nachweisen, dass die Adresse Ihnen gehört, bevor eine Reservierung angelegt wird. Der Bestellentwurf und die Adresse, von der die Anfrage kam, werden dafür kurzzeitig gespeichert.
• Ticketbestätigung nach bestätigter Zahlung: Tickets als PDF mit QR-Code, Veranstaltungsdaten, Einlasshinweise, Kontakt des Veranstalters, Link zu den bestätigten Rechtstexten und ein persönlicher Link zum erneuten Abruf der Tickets.
• Überweisungserinnerung: eine Erinnerung an offene Zahlungen mit Frist und Bankverbindung, sofern der Betrag noch nicht eingegangen ist.
• Bestellkopie an den Veranstalter: eine Kopie der Ticketbestätigung bzw. der Erinnerung ohne QR-Code und ohne PDF an die Kontaktadresse des Veranstalters für sein Bestellarchiv.
• Freikarten: eine Einladung mit dem persönlichen Link zur Zusage (ohne Ticket und ohne QR-Code), bis zu zwei Erinnerungen – sieben Tage und einen Tag vor Ablauf der Zusagefrist –, solange noch Karten offen sind, die Tickets als PDF nach jeder Zusage und ein kurzer Hinweis, wenn der Veranstalter nicht zugesagte Karten freigibt. Nach Ablauf der Frist erhalten die verantwortlichen Personen des Veranstalters eine Übersicht, welche Freikarten-Empfänger noch wie viele Karten offen haben.
• Bewertungsanfrage: etwa einen Tag nach der Veranstaltung genau eine E-Mail mit der Bitte, die Veranstaltung zu bewerten (siehe unten).

Diese Nachrichten sind Teil der Vertragsdurchführung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Der Versand erfolgt über den SMTP-Dienst der checkdomain GmbH, Deutschland (Auftragsverarbeiter; Serverstandort Deutschland), transportverschlüsselt (TLS). Empfänger sind ausschließlich die von Ihnen bei der Bestellung angegebene Adresse und – für die Bestellkopie – die Kontaktadresse des Veranstalters.

Newsletter und Werbung erhalten Sie nur, wenn Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse angemeldet und die Anmeldung über den zugesandten Bestätigungslink bestätigt haben (Double-Opt-in). Wir speichern dazu die Adresse, Zeitpunkt und IP-Adresse von Anmeldung und Bestätigung, die Fassung des Einwilligungstexts und die Herkunft der Anmeldung als Nachweis. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); Sie können sie jederzeit über den Link in jeder Nachricht oder per E-Mail an die oben genannte Adresse mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Werbung ist strikt von den Vertragsnachrichten getrennt; eine nicht bestätigte Anmeldung verfällt automatisch.

Bewertungen. Auf den Tischen einer Veranstaltung kann ein QR-Code ausliegen, über den Sie die Veranstaltung mit Sternen und einem kurzen Kommentar bewerten können. Diese Bewertung ist anonym: Wir speichern Note, Kommentar und Zeitpunkt, aber weder Namen noch E-Mail-Adresse, Tisch oder Gerät. Um Missbrauch zu begrenzen, zählen wir die Bewertungen je Internetverbindung und Stunde; dafür speichern wir höchstens 24 Stunden lang einen mit einem geheimen Schlüssel gebildeten Prüfwert der IP-Adresse, getrennt von der Bewertung; ohne diesen Schlüssel lässt er sich nicht auf die Adresse zurückführen. Bitte schreiben Sie keine Namen oder andere persönlichen Angaben in den Kommentar. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, Veranstaltungen zu verbessern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Wenn Sie ein Ticket online gekauft haben, bitten wir Sie etwa einen Tag nach der Veranstaltung einmal per E-Mail um eine Bewertung. Darauf weisen wir Sie beim Kauf hin (§ 7 Abs. 3 UWG); die E-Mail enthält nichts außer dieser Bitte. Sie können dem jederzeit widersprechen – über den Link „Keine Bewertungsanfragen mehr erhalten“ in der Bestellbestätigung und in der Bewertungs-E-Mail oder per E-Mail an die oben genannte Adresse. Ihr Widerspruch gilt für alle künftigen Veranstaltungen dieses Veranstalters; wir speichern dafür nur einen pseudonymisierten Prüfwert Ihrer E-Mail-Adresse, nicht die Adresse selbst. Eine Bewertung über den Link in der E-Mail wird Ihrer Bestellung zugeordnet, damit sie nur einmal abgegeben werden kann; der Veranstalter sieht Note und Kommentar, nicht aber Ihren Namen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Rückmeldung unserer Kundinnen und Kunden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

6. Einlass und Sitzplatzplanung

Am Einlass prüft das Personal des Veranstalters den QR-Code Ihres Tickets. Dabei werden Ticketnummer, Status, Zeitpunkt des Einlasses und – falls hinterlegt – der Name der teilnehmenden Person verarbeitet. Für die Sitzplatzplanung sieht der Veranstalter Gruppengröße, Tischwunsch und Tischzuordnung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie das berechtigte Interesse an einer geordneten Zutrittskontrolle (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Ein Ausweis wird nicht gescannt; biometrische Verfahren kommen nicht zum Einsatz.

7. Speicherung im Browser

EventFlow setzt keine Cookies und keine Analyse- oder Werbedienste ein. Ihr Browser speichert lokal lediglich: die von Ihnen gewählte Darstellung (hell/dunkel) dauerhaft, den Zugangsschlüssel zu Ihrer Bestellung bzw. zu Ihren Freikarten für die laufende Browsersitzung, damit Sie Ihre Tickets abrufen oder Freikarten zusagen können, und – für Veranstalterkonten – das Anmeldetoken für die laufende Sitzung. Diese Speicherung ist für den gewünschten Dienst erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); eine Einwilligung ist dafür nicht nötig, ein Profil wird nicht gebildet.

8. Empfänger und Auftragsverarbeiter

• der jeweilige Veranstalter als eigener Verantwortlicher für Ihre Bestell-, Ticket-, Zahlungs- und Einlassdaten;
• Hetzner Online GmbH, Deutschland – Serverbetrieb und verschlüsselte Sicherungskopien in Rechenzentren in Deutschland (Auftragsverarbeiter, siehe Abschnitte 2 und 9);
• Cloudflare, Inc., USA – Auslieferung der Website, Tunnel und Angriffsschutz (Auftragsverarbeiter; Drittlandübermittlung, siehe Abschnitt 2);
• Stripe Payments Europe, Ltd., Irland, und Stripe, Inc., USA – Kartenzahlung (siehe Abschnitt 4);
• checkdomain GmbH, Deutschland – E-Mail-/SMTP-Versand der Vertrags- und Newsletter-E-Mails (Auftragsverarbeiter; Serverstandort Deutschland, siehe Abschnitt 5);
• Behörden oder Gerichte, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Die Automatisierung des E-Mail-Versands läuft auf unserem Server bei Hetzner; es ist kein weiterer externer Dienstleister beteiligt.

9. Speicherfristen

EventFlow löscht oder pseudonymisiert Daten nach festen, technisch hinterlegten Fristen; ein Plattform-Administrator kann sie nur verlängern, nie verkürzen. Die Fristen laufen ab dem jeweils letzten Vorgang:

• Bezahlte Bestellungen, Tickets und Zahlungsnachweise: mindestens acht Jahre ab der letzten Bestellung. Danach werden Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Firma und Hinweis durch einen Platzhalter ersetzt; die Bestell- und Zahlungsdaten bleiben pseudonymisiert für die handels- und steuerrechtliche Aufbewahrung erhalten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, § 147 AO, § 257 HGB). Der Veranstalter führt seine eigene Buchhaltung außerhalb von EventFlow und ist selbst dafür verantwortlich, seine Rechnungsunterlagen für die in § 147 AO je nach Unterlagenart vorgesehene Dauer aufzubewahren; dafür ist er als eigener Verantwortlicher zuständig, nicht der Plattformbetreiber. Der Plattformbetreiber bewahrt keine gesonderten Rechnungsunterlagen für den Veranstalter auf und kann ihm auf Anfrage lediglich die in EventFlow gespeicherten Bestell- und Zahlungsdaten als Hilfestellung zur Verfügung stellen.
• Freikarten gelten als Bestellung des Veranstalters: Name der empfangenden Person, Gastnamen auf den Tickets und Zusagestatus werden wie die Daten bezahlter Bestellungen aufbewahrt und pseudonymisiert. Freigegebene oder nicht genutzte Karten bleiben als stornierte Tickets Teil dieser Bestellung.
• Nicht abgeschlossene Vorgänge (abgelaufene E-Mail-Bestätigungen für Überweisungen samt Bestellentwurf und Anfrageadresse): 30 Tage nach Ablauf.
• Versandte E-Mails (Ticketbestätigung, Erinnerung, Bestellkopie, Bestätigungslinks): sechs Jahre als Nachweis der Geschäftskorrespondenz (§ 257 HGB).
• Technische Ereignis- und Sicherheitsprotokolle der Plattform (Verarbeitungsereignisse, Warnmeldungen): ein Jahr.
• Revisionsprotokoll (welches Konto wann welche Änderung an Bestellungen, Tickets, Einstellungen vorgenommen hat, einschließlich IP-Adresse des Kontos): wird nicht gelöscht und nicht verändert; es enthält Bestell- und Ticketnummern sowie die geänderten Werte (etwa einen eingetragenen Gastnamen), aber keine Zahlungsdaten.
• Newsletter-Einwilligungen: für die Dauer der Einwilligung und danach als Nachweis des Widerrufs; nicht bestätigte Anmeldungen verfallen nach Ablauf der Bestätigungsfrist.
• Bewertungen: Kommentare werden nach zwei Jahren gelöscht, die Noten bleiben ohne Kommentar für die Auswertung erhalten; der Prüfwert zur Begrenzung anonymer Bewertungen nach 24 Stunden. Widersprüche gegen Bewertungsanfragen werden als Prüfwert dauerhaft aufbewahrt, damit sie wirksam bleiben.

Läuft ein rechtliches Verfahren, können einzelne Bestellungen oder Kundendaten mit einer dokumentierten Sperre von der Löschung ausgenommen werden, bis das Verfahren abgeschlossen ist. Sicherungskopien werden zugriffsgeschützt auf dem Betriebsserver aufbewahrt und gestaffelt überschrieben: tägliche Sicherungen nach 7 Tagen, wöchentliche Sicherungen nach 28 Tagen, monatliche Sicherungen nach spätestens 93 Tagen. Zusätzlich wird stündlich eine verschlüsselte Kopie in einen Speicher der Hetzner Online GmbH in Deutschland übertragen, der vom Betriebsserver getrennt ist; dort werden stündliche Stände 24 Stunden, tägliche 7 Tage, wöchentliche 4 Wochen und monatliche 6 Monate vorgehalten und danach gelöscht. Gelöschte Daten verschwinden daher spätestens nach Ablauf dieser Fristen auch aus den Sicherungskopien.

10. Ihre Rechte

Sie haben – soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen – das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Für Bestell-, Ticket- und Einlassdaten wenden Sie sich an den Veranstalter Ihrer Veranstaltung; er ist dafür Verantwortlicher. Sie können sich auch an [email protected] wenden – wir leiten Ihr Anliegen dann an den Veranstalter weiter und unterstützen ihn bei der Beantwortung. Für Plattformdaten (Protokolle, Newsletter, Konten) ist OneMillion Digital selbst Ihr Ansprechpartner.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Für OneMillion Digital zuständig ist die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover.

11. Keine automatisierten Entscheidungen

EventFlow trifft keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung und erstellt keine Profile. Automatisch geprüft werden ausschließlich Kapazitäten, Fristen und die Missbrauchsgrenzen aus Abschnitt 2.

12. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Verarbeitung ändert – etwa bei einem neuen Zahlungsanbieter oder einem neuen Dienstleister. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter dieser Adresse abrufbar; die beim Kauf gültige Fassung wird Ihrer Bestellung zugeordnet.

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